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Senden von E-Mails aus SharePoint 2010 Dokumentenbibliotheken

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Wer mit SharePoint-Dokumentenbibliotheken arbeitet, der wird nicht umhinkommen zu bemerken, dass das Senden von Dokumenten per E-Mail nicht zu den stärksten Seiten von SharePoint gehört – unabhängig von Version und Edition. Ob WSS 3.0, MOSS 2007 oder nun auch SharePoint 2010 Server bzw. Foundation, das Angebot an dieser Stelle lautet immer gleich: “Senden an -> Link als E-Mail versenden”.

Das mag ausreichend sein, wenn ich nur mit Personen zusammenarbeiten möchte, die sich im gleichen Netz bewegen wie ich und auf diese Dokumentenbibliothek zugreifen können. Ist dies aber nicht der Fall, dann wird man sich ein Feature wünschen, welches es ermöglicht, Dokumente direkt aus einer Dokumentenbibliothek heraus als Anhang an eine E-Mail zu versenden (so wie es z.B. aus allen Office-Programmen heraus schon lange möglich ist).

Ein Feature? Für SharePoint? Spätestens in diesem Moment werden unsere Synapsen aktiv – natürlich, das ist es! Warum nicht ein Feature entwickeln, mittels dessen wir Dokumente aus einer SharePoint-Dokumentenbibliothek an eine E-Mail anhängen können?! Gesagt, getan. Herausgekommen ist nicht nur ein nettes kleines Feature für die interne Nutzung bei Communardo, sondern auch ein Codeplex-Projekt für SharePoint 2010 (sowohl Server als auch Foundation) zur freien Verwendung für die Community.

Dokumente können wahlweise über das Kontextmenü (Einzeldokumente) versendet werden

oder, wie bei SharePoint 2010 state of art, via Ribbon-Menü:


Dank Mehrfachauswahl mittels Checkboxen können auch mehrere Dokumente an eine E-Mail angehängt werden.

Voraussetzung ist, dass Outlook auf der Client-Maschine installiert ist und ActiveX-Objekte im Browser aktiviert sind, da die Outlook-Instanz via ActiveX erzeugt wird:

// create an Outlook instance
outlook = new ActiveXObject(‘Outlook.Application’);

Generell hat JavaScript als verwendete Technologie die Krone auf – insbesondere die Verwendung des Managed Client Object Model mittels ECMAScript.
Der vollständige Quellcode ist ebenso wie die WSP-Solution und Dokumentation unter CodePlex: Send Documents as attachments with SharePoint 2010 verfügbar. Viel Spaß beim Ausprobieren!

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